Één van de kerntaken van gemeenten is het verstrekken van vergunningen. Veel ondernemers en particulieren krijgen te maken met het aanvragen van een vergunning.

Enkele voorbeelden van vergunningen zijn:

• omgevingsvergunning
• bouwvergunning
• gebruikersvergunning
• hinderwetvergunning
• horecavergunning
• kapvergunning
• milieuvergunning
• parkeervergunning

Sommige vergunningen zijn simpel aan te vragen maarbij de complexere aanvragen krijgt men vaak te maken met tijd- en kostenrovende aanvraagprocedures waarbij men regelmatig geconfronteerd wordt met een afwijzing van een vergunningsaanvraag. Bij veel bedrijven en particulieren ontbreekt vaak de benodigde kennis om bij complexere aanvraagprocedures deze juist aan te leveren bij de gemeente. Dit heeft vaak tot gevolg dat de aanvraag wordt afgewezen, wat leidt tot frustratie en hogere kosten voor de aanvrager. Daar is een oplossing voor in de vorm van een vergunningenmanager. Deze is bekend met alle procedures voor het aanvragen van een vergunning waardoor de aanvraag veelal in één keer zal worden goedgekeurd.

Wat is een vergunning

Een vergunning of ontheffing is een officiële (noodzakelijke) toestemming van de overheid om een bepaalde activiteit uit te voeren. De wet kan bepalen dat iets verboden is zonder vergunning. De wet kan ook bepalen dat iets verboden is, met de mogelijkheid om een ontheffing van dat verbod te krijgen. In veel gevallen was vóór invoering van een vergunningenstelsel de activiteit zonder vergunning toegestaan. In sommige gevallen was de activiteit eerst helemaal verboden. Als de overheid een vergunning verleent wil dat niet zeggen dat de overheid de activiteit positief waardeert.

Wat doet een vergunningenmanager

Wat doet een vergunningenmanager zoal de hele dag?  Vaak wordt gedacht dat vergunningenmanagers inventariseren welke vergunningen nodig zijn en die vergunningen vervolgens aanvragen. Dat antwoord klopt, maar beslaat hooguit de helft van het werk van vergunningenmanagers.

Juridisch én technisch

Als rode draad door al het werk van vergunningenmanager loopt de rol als vertaler tussen de technische insteek binnen het projectteam en het juridische werkkader van het bevoegd gezag. De vergunningenmanager kan als geen ander rekening houden met de vragen vanuit het bevoegd gezag. Tegelijkertijd snapt een vergunningenmanager wat en waarom er allemaal moet gebeuren binnen het project.  Het is daarom ook goed als vergunningenmanagers actief iedereen binnen het projectteam inzicht  geven in de normen waar ze zich aan moeten houden tijdens hun werk en waarom die regels er zijn. Bijvoorbeeld door hier regelmatig lunchpraatjes over te houden.

Administratie en instrumentarium

Onder de administratieve taken vallen zowel het vastleggen van de manier waarop de vergunningenmanager het werk  in een specifiek project organiseert, inclusief het vastleggen van de bevoegdheden, als het registreren van alle overleggen, informatie en correspondentie die bij een vergunningtraject horen. Die twee soorten administratie vormen samen gemiddeld zo’n 15 procent van het werk als vergunningenmanager.

Om alle verschillende werkzaamheden goed te kunnen doen en het overzicht te behouden, moet de

Vergunningenmanager over het juiste instrumentarium beschikken. Er gaat daarom ook zo’n 10 procent van de tijd zitten in het beheren van je instrumentarium. Dat  instrumentarium heeft grofweg twee taken:

• het bewaken van de procedures
• en het geordend toegankelijk maken van alle documenten voor iedereen.

Het is daarbij van belang om helemaal in het begin van het project te kijken hoe er gewerkt gaat worden.

Communicatie

De interne communicatie binnen het projectteam is dé bron van informatie over inhoud en voortgang van het project. Via de interne communicatie houdt de vergunnningenmanager  de vinger aan de pols binnen de eigen organisatie. Dit is ook de manier waarop om aan alle technische inhoudelijke gegevens te komen die nodig is voor de indieningsvereisten, evenals de planning en voortgang van ieders werkzaamheden. Via de interne communicatie blijft de vergunningenmanager op de hoogte van de actuele stand van zaken en wordt bovendien g voorlichting gegeven aan het projectteam. Het is niet gek om daar gemiddeld bijna een dag per week mee bezig te zijn, oftewel 15 procent.

De belangrijkste externe gesprekspartner van vergunningenmanagers is het bevoegd gezag. Daar ben je immers van afhankelijk om de benodigde toestemmingen te krijgen. Als we het over ‘het bevoegd gezag’ hebben, klinkt het als één duidelijk aanspreekpunt. In de praktijk blijken dat echter vaak een of meer veelkoppige monsters te zijn. Gemiddeld besteedt een vergunningenmanager daardoor zo’n 10 procent van de werktijd aan deze externe communicatie.

Procedureel en juridisch

De hoofdmoot van het werk van een vergunningenmanager – grofweg 40 procent – bestaat uit de procedurele taken. Men denkt dan vaak aan de vergunningeninventarisatie, maar naarmate de omvang van het project toeneemt kost die relatief gezien  steeds minder tijd. De vergunningeninventarisatie is wel altijd de start van de procedurele werkzaamheden. Wanneer duidelijk is welke vergunningsplichten van toepassing zijn op het project en wat de totale lijst aan indieningvereisten is, gaat de vergunningenmanager de benodigde documenten verzamelen. Daarna begint de volgende fase van de procedurele taken van een vergunningenmanager: het bewaken van de procedures. Zodra de vergunning verleend is, is de buit binnen. Dat betekent alleen wederom niet dat de vergunningenmanager qua procedurele taken rustig achterover kan gaan leunen. De buit moet namelijk eerst nog goed geregistreerd en op het juiste moment verdeeld worden. Een definitieve vergunning is namelijk nog niet onherroepelijk en dus eigenlijk nog niet echt definitief. De juridische taken van vergunningenmanagers vallen uiteen in twee categorieën: reactief en preventief. De reactieve juridische taken zijn redelijk voor de hand liggend: het indienen van en reageren op zienswijzen, bezwaren en beroepen ten aanzien van de vergunningaanvragen voor het project. De preventieve juridische taken (advies aan de projectmedewerkers en projectdirectie) kunnen makkelijk vergeten worden, terwijl ze wel heel belangrijk zijn. Ook al is een vergunningenmanager gemiddeld maar 10 procent van de tijd kwijt aan juridische taken, ze kunnen een project wel maken of breken. Zelfs als een vergunning volledig terecht verleend is en dus in stand blijft bij de rechter, kan een procederende actiegroep makkelijk voor jaren vertraging van het gehele project zorgen.

Wilt u meer informatie over de vergunningenmanager kijk dan op onderstaande link:
https://permiso.nl